Évolutions de la plateforme ADUM pour les processus inscriptions et soutenances.

Après analyse des retours d'expérience d'utilisation du logiciel ADUM depuis 2018 concernant les processus d'inscription pédagogique et soutenances de thèse, et en concertation avec les écoles doctorales, on a identifié et remonté certains besoins destinés  prioritairement à simplifier les démarches des  utilisateurs (doctorants, directeurs de thèse et gestionnaires) pour la prochaine période universitaire.

• Mise à dispositions des FAQS inscriptions et soutenances  que vous retrouverez dans les espaces doctorants  et directeurs de thèse.

• A l'issue de l'inscription/réinscription administrative à l'Université, les pièces à déposer directement dans ADUM sont : le certificat de scolarité, et contrat doctoral/de travail ou autre justificatif de financement (cette 2ème pièce est demandée uniquement pour les 1ères inscriptions et inscriptions dérogatoires). Le dépôt de ces documents permettra les vérifications nécessaires et conditionnera la validation définitive de la fiche du.de la doctorant.e, notamment pour pouvoir accéder aux formations doctorales

• Pièces demandées pour le dossier de soutenance : le certificat de conformité lors du dépôt du PDF destiné aux rapporteurs ainsi que le certificat de scolarité pour les soutenances 2021. Sont supprimés : le formulaire RGPD, la demande d'autorisation de soutenance. Le certificat de scolarité est voué à être supprimé des pièces à joindre puisqu'il devra être déposé à l'issue de l'inscription administrative mais, durant la période transitoire, il restera  à fournir pour les soutenances 2021 (qui ne nécessitent pas de réinscription) 
• Traitement des demandes de soutenances en visios totale et partielle directement dans l'application, les formulaires de demandes ne sont donc plus à utiliser. Pour les soutenances entièrement à distance, la note de cadrage est disponible dans les espaces doctorants et directeurs de thèse.  Attention, il y aura peut être une période de transition, il se peut que les soutenances déjà enregistrées ne puissent accéder à cette nouvelle fonctionnalité auquel cas, les formulaires de demandes seraient encore à utiliser. Si nécessaire, merci de vous rapprocher du service des Affaires Doctorales  (soutenances[chez]univ-lille[point].fr) ou de votre école doctorale.
• Implicitement, désormais, le formulaire de dérogation à la soutenance ne concerne plus que les soutenances hors ULille, la rédaction autre que l'anglais (le français restant la langue officielle et l'anglais étant accordé par défaut) et la confidentialité. Il est également disponible dans les espaces doctorants et directeurs de thèse
• Dépôt des documents de soutenance (PV, Rapport, procuration, rapport technique visio) par le directeur de thèse directement dans ADUM (un message leur est adressé à compter de la date de soutenance), dans un délai de 20 jours maximum. Pour rappel,  d'un point de vue réglementaire,  le rapport de soutenance doit parvenir aux doctorants dans un délai de 1 mois.

Pour visualiser ces éléments de manière détaillée, le processus de soutenance (logigramme), ainsi que les règles de composition de jury mis à jour, et en PJ,  sont disponibles sur le site sur le lien : (https://doctorat.univ-lille.fr/preparation-de-la-soutenance/), qui sera prochainement accessibles via ADUM.